Når bedriften skal velge ny kaffemaskin er det lett å bli opptatt av hvilke kaffedrikker maskinen kan lage, hvordan den ser ut og hvilke funksjoner den har. Men det er en ting som er minst like viktig: kapasiteten.
En kaffemaskin som fungerer utmerket på et lite kontor kan rask bli en flaskehals på en arbeidsplass med mange ansatte. Samtidig er det liten grunn til å investere i en stor maskin dersom behovet egentlig er beskjedent. Riktig kaffemaskin handler derfor ikke nødvendigvis om å velge den største eller den mest avanserte modellen, men om å finne en løsning som er dimensjonert for arbeidsplassen. Så hvor stor kaffemaskin trenger egentlig bedriften? Her er noen av faktorene som er lurt å vurdere.
Start med antall ansatte
Antall ansatte er et naturlig sted å begynne. En arbeidsplass med ti ansatte har som regel et helt annet kaffebehov enn en bedrift med 50 eller 100 medarbeidere. Men antall ansatte forteller ikke hele historien. Kaffevanene kan variere mye fra arbeidsplass til arbeidsplass. På ett kontor kan nesten alle starte dagen med flere kopper kaffe, mens forbruket er betydelig lavere et annet sted. Derfor bør antall ansatte brukes som et utgangspunkt, ikke som det eneste kriteriet når dere velger kaffemaskin til kontoret.
Hvor mange kopper kaffe drikkes hver dag
For å finne riktig kapasitet er det nyttig å få et omtrentlig bilde av hvor mange kopper kaffemaskinen faktisk skal produsere i løpet av en vanlig arbeidsdag. Tenk både på de ansatte og andre som bruker maskinen. Har dere mange kundemøter? Serveres det kaffe på kurs og konferanser? Har dere besøkende gjennom hele dagen? Da kan det reelle kaffeforbruket være betydelig høyere enn antall ansatte skulle tilsi. En maskin som er dimensjonert for det faktiske forbruket vil håndtere arbeidsdagen bedre og kreve mindre påfyll av blant annet kaffebønner og andre ingredienser.
Når drikker dere mest kaffe?
Det er ikke bare hvor mye kaffe som drikkes som har betydning. Det er også viktig å tenke på når den drikkes.
På mange arbeidsplasser oppstår det naturlige perioder med ekstra stor belastning på kaffemaskinen. Det kan være når medarbeiderne kommer på jobb om morgenen, rett før et møte eller når mange tar pause samtidig. Hvis 30 personer ønsker kaffe omtrent samtidig, stiller det andre krav til maskinen enn dersom de samme 30 koppene fordeles jevnt gjennom hele dagen. En kaffemaskin med god kapasitet og rask tilberedning kan redusere kø og gjøre kaffepausene enklere.
Tenk på hvor ofte dere ønsker å fylle på maskinen
Kapasitet handler også om hvor mye oppfølging kaffemaskinen krever i løpet av dagen. På et lite kontor er det kanskje uproblematisk å fylle på kaffebønner eller tømme grutbeholderen ved behov. På en større arbeidsplass kan hyppig påfyll og tømming derimot bli upraktisk. Størrelsen på bønnebeholderen, grutbeholderen og andre beholdere bør derfor passe til forbruket. På arbeidsplasser med høyt kaffeforbruk kan en større kapasitet gjøre kaffeløsningen langt enklere å håndtere i hverdagen.
Hvilke kaffedrikker skal maskinen lage?
Det er også verdt å tenke på hva de ansatte faktisk ønsker å drikke. Dersom behovet hovedsakelig er vanlig svart kaffe, kan kravene til maskinen være annerledes enn på en arbeidsplass hvor ansatte ønsker espresso, americano, cappuccino, latte og andre kaffedrikker. Jo flere valgmuligheter dere ønsker, desto viktigere blir det å velge en kaffemaskin som både har riktig kapasitet og kan levere ønsket utvalg effektivt. Det er derfor smart å kartlegge kaffevanene på arbeidsplassen før dere bestemmer dere. En maskin som passer brukerne vil som regel også bli mer brukt og verdsatt.
Én stor kaffemaskin eller flere mindre?
På større arbeidsplasser er det ikke alltid én stor kaffemaskin som er den beste løsningen. Dersom virksomheten er fordelt over flere etasjer, avdelinger eller soner, kan flere kaffemaskiner være mer praktisk. Da slipper ansatte å gå langt for å hente kaffe, samtidig som belastningen fordeles mellom flere maskiner. Det kan også redusere kø i periodene hvor kaffeforbruket er størst. Her bør man derfor se på hvordan arbeidsplassen faktisk er organisert, ikke bare hvor mange mennesker som jobber der.
Ikke velg kaffemaskin bare etter dagens behov
Det kan også være lurt å tenke litt fremover. Hvis bedriften forventer vekst de neste årene, kan en kaffemaskin som akkurat dekker dagens behov raskt bli for liten. Samtidig trenger man ikke overdimensjonere løsningen unødvendig. Målet bør være å finne en kaffemaskin som passer godt til dagens forbruk, men som samtidig har litt kapasitet til å håndtere perioder med høyere belastning og eventuell vekst.
Riktig kapasitet gir en bedre kaffeløsning
Når kaffemaskinen er tilpasset arbeidsplassen, merkes det først og fremst ved at den bare fungerer. De ansatte får kaffen de ønsker uten unødvendig ventetid, maskinen trenger ikke konstant påfyll og kaffeløsningen blir en naturlig del av arbeidsdagen. Derfor er det verdt å bruke litt tid på å kartlegge behovet før dere velger maskin.
Hos HotCoffee finner du kaffemaskiner til både små og store kontorer og bedrifter. Vi hjelper dere med å vurdere blant annet antall brukere, kaffeforbruk, ønskede kaffedrikker og kapasitet, slik at dere får en løsning som passer arbeidsplassen.
Er dere usikre på hvor stor kaffemaskin dere trenger? Ta kontakt med HotCoffee, så hjelper vi dere med å finne en kaffemaskin som er dimensjonert for deres behov.